Sind Sie Führungskraft …

 „Lange hat sich der Kunde mit der Beauftragung Zeit gelassen und nun soll es sofort losgehen. Burn-out, einer der besten Projektmanager fällt für Monate aus und natürlich ist kein Ersatz da. Der beste Projektmanager wird befördert und natürlich muss die andere Stelle sofort besetzt werden.“

Befinden Sie sich in einer solchen oder ähnlichen Personal-Situation? Natürlich haben Sie in der Personalplanung über solche Fälle nachgedacht, aber wirklich darauf vorbereiten kann man sich kaum. In einem hoch-qualifizierten Personalbereich und einer Zeit von ausgequetschten Budgets, Personalunterdeckung und immer kurzfristigeren Entscheidungen sind Überkapazitäten und Reserven Mangelware. Personelle Engpässe insbesondere im Bereich Projektmanagement lassen sich kurzfristig intern nur schwer füllen. Hier kann Flexibilität von außen eine entscheidende Hilfe darstellen.

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… und Sie sehen immer wieder dieselben Probleme? Wie bringen Sie Ihr Projektmanagement auf die nächste Stufe?

„Irgendwie ist der Wurm drin: Fast alle Projekte sind zu spät dran. Alle Projektmanager kommen mit denselben oder ähnlichen Forderungen und Verbesserung ist kaum in Sicht. Transparenz in den Projekten ist schon lange ein Fremdwort und beteiligte Abteilungen klagen über fehlende Abstimmung.“

Steigt die Ausprägung von Projekten im Unternehmen gegenüber einer linienorientierten Organisation oder bedient sich ein Unternehmen Projekten als Managementmethode, so spricht man von Multi-Projektmanagement. Es ist mehr als ein Projekt gleichzeitig effizient und effektiv zu managen. Neben den bekannten – zu multiplizierenden oder skalierenden Methoden, wie Risikoanalyse, Berichtswesen, Ressourcen- und Budgetplanung sind nun neue Kompetenzen wie z.B. Portfoliomanagement, Geschäftsfeldstrategie, Projektmanagement-Handbuch oder -office gefragt. Das Mitnehmen der „benachbarten“ Organisation und Abteilungen bei der Einführung und Verbesserung von Projekten sind ebenso wichtig, wie das Weiterentwickeln der Kompetenzen der Projektmanager. Ist der Entschluss in der Geschäftsführung erst einmal gefasst, mittels eines mehr-phasigen Veränderungsprojekts größere Verbesserungen vorzunehmen, gilt es zu Beginn den Status-quo zu ermitteln. Von dort aus können Ziele und die Inhalte der nächsten Stufe definiert werden, die gemeinsam erreicht werden sollen (siehe bekannte Ebenen-Modelle wie z.B. Reifegrade im CMMI).

… und können kein groß angelegtes Change-Projekt durchführen? Wie werden Sie dennoch besser?

„Die Geschäftsleitung ist noch nicht zu überzeugen, ein größer angelegtes Veränderungsprojekt zu starten. Zu groß sind die Widerstände. Prioritäten liegen derzeit an anderer Stelle. Was aber, wenn Sie mit den jetzigen Kompetenzen, Methoden und Tools die anspruchsvollen Ziele nicht erreichen können? Wie können Sie wiederkehrende Fehler vermeiden, Budgets einhalten und die Qualität deutlich und nachhaltig verbessern?“

Auch ohne ein großangelegtes Veränderungsprojekt unter Einbeziehung der gesamten Organisation können Effizienz und Qualität von Projekten mit gezielten Aktionen nachhaltig verbessert werden. Bereits eingeführte Methoden und Kompetenzen werden gleichermaßen auf den Prüfstein gestellt, wie neue diskutiert. Ziel ist immer wieder die Engpässe herauszufinden und dort die größte Wirkung zu erzielen. Coaching On-the-Job in kleinen Gruppen (üblicherweise 2-4 Projektmanager), Einführung von wirksamen Checklisten, Projektreviews und Projektaudits sind nur einige wirkungsvolle Methoden. Wollen Sie sich informieren? Gerne bieten wir Ihnen ein unverbindliches Gespräch an.